Kontrola celno-skarbowa. Wszystko co musisz o niej wiedzieć.
Spis treści
- Czy kontrola celno-skarbowa to kontrola podatkowa?
- Kontrola celno-skarbowa
- Miejsce prowadzenia kontroli
- Uprawnienia kontrolujących
- Uprawnienia kontrolowanego
- Obowiązki kontrolowanego
- Protokół z kontroli
- Czas trwania kontroli celno-skarbowej
- Zasady prowadzenia kontroli celno-skarbowej
- Zakończenie kontroli celno-skarbowej, ale czy to aby na pewno koniec sprawy?
Czy kontrola celno-skarbowa to kontrola podatkowa?
Kontrola celno-skarbowa jest stosunkowo nowym instrumentem weryfikacji różnego rodzaju obowiązków publiczno-prawnych. Kontrolę celno-skarbową należy odróżnić od kontroli podatkowej prowadzonej na podstawie zupełnie innych przepisów. Nie obejmuje ona jedynie przestrzegania przepisów prawa podatkowego, chociaż w praktyce są to najczęściej spotykane rodzaje kontroli celno-skarbowych.
Z uwagi na obszerność artykułu przedstawimy przebieg kontroli celno-skarbowej na przykładzie kontroli obejmującej przestrzeganie przepisów prawa podatkowego. Poniższy opis będzie miał charakter skrócony, ale nie pominiemy żadnego najistotniejszego elementu.
Kontrola celno-skarbowa
Zatem po kolei, opis przebiegu kontroli zaczniemy chronologicznie od jej wszczęcia. Wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje z urzędu i co do zasady na podstawie upoważnienia udzielonego kontrolującemu. Jedynie w przypadku konieczności niezwłocznego przeprowadzenia kontroli jest ona wszczynana na podstawie legitymacji służbowej. Kontrola zostaje wszczęta w momencie doręczenia upoważnienia kontrolowanemu. Od tego też momentu podatnik może złożyć korekty deklaracji w zakresie objętym kontrolą. Przy czym kontrolowany ma na to jedynie 14 dni od dnia doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej.
Miejsce prowadzenia kontroli
Kontrola celno-skarbowa może być prowadzona w urzędzie celno-skarbowym, w siedzibie kontrolowanego, w miejscu prowadzenia lub przechowywania ksiąg podatkowych oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez kontrolowanego działalnością, w tym w lokalu mieszkalnym lub w miejscach, w których mogą się znajdować urządzenia, towary lub dokumenty dotyczące tych urządzeń, towarów lub czynności podlegających kontroli. Czynności kontrolne mogą być również wykonywane w innych urzędach obsługujących organy KAS.
Podkreślić należy, że naczelnik urzędu celno-skarbowego może prowadzić kontrolę celno-skarbową na terenie całej Polski. W związku z tym pracownicy urzędu kontroli celno-skarbowej mogą kontrolować podatników pochodzących z zupełnie innej części Polski.
Uprawnienia kontrolujących
W trakcie kontroli celno-skarbowej upoważnieni przedstawiciele administracji skarbowej mają bardzo szerokie uprawnienia. W tym miejscu wymienię przykładowo jedynie najważniejsze i najczęściej wykorzystywane.
Kontrolujący mają prawo m.in.:
– swobodnie poruszać się po terenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej bez potrzeby uzyskiwania przepustki;
– żądać udostępniania akt, ewidencji, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli celno-skarbowej oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej oraz do żądania przekazania w postaci elektronicznej całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych;
– wstępu, przebywania i poruszania się na gruncie oraz w budynku, lokalu lub innym pomieszczeniu kontrolowanego;
– dokonywania oględzin;
– legitymowania lub ustalania w inny sposób tożsamości osób, jeżeli jest to niezbędne na potrzeby kontroli;
– przesłuchiwania kontrolowanego lub świadków;
– przeszukiwania lokali, w tym lokali mieszkalnych, innych pomieszczeń i miejsc oraz rzeczy, w tym z użyciem urządzeń technicznych i psów służbowych;
– zasięgania opinii biegłych;
– zabezpieczania zebranych dowodów.
Powyżej zostały wymienione najważniejsze uprawnienia kontrolujących, które są najczęściej wykorzystywane w trakcie kontroli prowadzonych w zakresie przestrzegania przepisów prawa podatkowego.
Uprawnienia kontrolowanego
Kilka zdań o uprawnieniach kontrolowanego. Najważniejszym uprawnieniem kontrolowanego w trakcie kontroli celno-skarbowej jest prawo tzw. inicjatywy dowodowej. Oznacza to ni mniej ni więcej, jak prawo do zgłaszania wniosków o przeprowadzenie dowodów korzystnych z punktu widzenia podatnika. Co do zasady warto z niego korzystać w trakcie kontroli celno-skarbowej, jednak konkretna taktyka prowadzenia sprawy musi brać pod uwagę specyfikę przedmiotu objętego kontrolą oraz uwzględniać chociażby działania podejmowane przez organ.
Kontrolowany może również brać czynny udział w przeprowadzaniu dowodów. Przykładowo kontrolowany ma prawo brać udział w przesłuchaniu świadków i zadawać w jego trakcie pytania. Uprawnienie do aktywnego uczestnictwa w przeprowadzaniu dowodów powinno być zawsze wykorzystywane przez kontrolowanego. Zaniechanie uczestnictwa w przeprowadzaniu dowodu nie może być argumentem przemawiającym za powtórzeniem czynności dowodowej.
W trakcie kontroli celno-skarbowej prowadzone są akta kontroli. Kontrolowany ma dostęp do całych akt sprawy i może sporządzać z nich notatki, odpisy oraz sporządzać kopie przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń – czyli wykonywać zdjęcia akt. Warto korzystać z tego uprawnienia, aby regularnie uzupełniać wiedzę o dokumentach zgromadzonych przez kontrolujących.
Obowiązki kontrolowanego
Kontrolowany ma również szereg obowiązków określonych w przepisach regulujących przebieg kontroli celno-skarbowej. Przede wszystkim musi:
1) umożliwić wgląd w dokumenty i ewidencje objęte zakresem kontroli celno-skarbowej w tym dokumenty handlowe, księgowe i finansowe, nawet jeżeli mają charakter poufny, w tym dokumenty elektroniczne;
1a) w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, przekazać w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, całość lub część ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, objętych zakresem kontroli celno-skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą;
2) udzielać niezbędnej pomocy technicznej, jeżeli dokumenty lub ewidencje będące przedmiotem kontroli celno-skarbowej zostały sporządzone z zastosowaniem technik elektronicznego przetwarzania danych;
3) przedstawiać na żądanie urzędowe tłumaczenie na język polski dokumentów mających znaczenie dla kontroli celno-skarbowej, sporządzonych w języku obcym;
4) udostępniać towary, urządzenia oraz środki przewozowe oraz zapewnić dostęp do pomieszczeń oraz innych miejsc będących przedmiotem kontroli celno-skarbowej;
5) wydawać za pokwitowaniem towary lub dokumenty na czas trwania kontroli celno-skarbowej, jeżeli jest to niezbędne na potrzeby kontroli;
6) przeprowadzać na żądanie spis z natury w zakresie niezbędnym na potrzeby kontroli celno-skarbowej;
7) umożliwiać zbadanie towarów, surowców, półproduktów i wyrobów gotowych, w tym przez pobranie ich próbek;
8) udostępniać w niezbędnym zakresie środki łączności, a także inne urządzenia techniczne, jeżeli są one niezbędne do wykonania kontroli celno-skarbowej;
9) umożliwiać, nieodpłatnie, sporządzanie kopii i szkiców, filmowanie i fotografowanie oraz dokonywanie nagrań dźwiękowych;
10) zapewniać warunki do wykonywania czynności kontrolnych, w tym – w miarę posiadanych możliwości – samodzielne pomieszczenie odpowiednie do rodzaju wykonywanych czynności i miejsce do przechowywania dokumentów;
11) udzielać wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli celno-skarbowej.
Protokół z kontroli
Z czynności kontrolnych mających istotne znaczenie dla sprawy, w szczególności z:
1) oględzin,
2) zabezpieczenia dowodów,
3) przesłuchania kontrolowanego lub świadka,
4) przeszukania osoby,
5) przeszukania lokali, innych pomieszczeń, miejsc lub rzeczy,
6) kontroli dokumentów i ewidencji,
7) rewizji,
8) pobierania próbek towarów i wyrobów oraz ich badania
– sporządza się protokół. Protokół sporządza się tak, aby z jego treści wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności kontrolnych dokonał, kto i w jakim charakterze był przy nich obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.
Czas trwania kontroli celno-skarbowej
Odnośnie przebiegu kontroli celno-skarbowej podatnicy podnoszą często zarzut, że trwa ona już bardzo długo i utrudnia prowadzenie działalności gospodarczej. Pojawiają się argumenty, że istnieją limity czasu trwania kontroli u danego przedsiębiorcy, które zostały określone w ustawie Prawo przedsiębiorców. Niestety wspomniane wyżej limity trwania kontroli nie dotyczą kontroli celno-skarbowej. Zostało to wprost określone w ustawie o Krajowej administracji skarbowej. W związku z tym zarzut ten choć często podnoszony należy ocenić jako całkowicie nieuzasadniony. Kontrola celno-skarbowa nie jest ograniczona czasowo przepisami Prawa przedsiębiorców.
Zasady prowadzenia kontroli celno-skarbowej
Zasady prowadzenia kontroli celno-skarbowej możemy podzielić na zasady szczególne i ogólne.
Wśród zasad szczególnych można wyróżnić:
Zasadę zakazu żądania dokumentów, do których dostęp ma organ KAS
Organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp. Dzięki tej zasadzie organ prowadzący kontrolę celno-skarbową nie może żądać od kontrolowanego dokumentów, które może samemu pozyskać bądź, które są już w posiadaniu organu. W ten sposób podatnicy unikają przerzucania na nich obowiązku gromadzenia dokumentów i tym samym kontrola celno-skarbowa jest mniej absorbująca dla kontrolowanych.
Zasadę zakazu wykraczania kontroli poza zakres wskazany w upoważnieniu
Kontrolujący nie mogą podejmować czynności kontrolnych poza zakres sprawy wskazany precyzyjnie w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Zasada ta ma celu ochronę podatników przed nieograniczonym podejmowaniem czynności kontrolnych.
Zasadę zakazu ponownej kontroli
Zasadniczo nie można wszcząć ponownej kontroli celno-skarbowej w zakresie spraw rozstrzygniętych ostatecznie w decyzji organu podatkowego.
Od tej zasady ustawodawca przewidział trzy wyjątki kiedy możliwe jest wszczęcie ponownej kontroli celno-skarbowej. Ma to miejsce jeżeli kontrola jest niezbędna dla przeprowadzenia postępowania w:
1) sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną;
2) związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny;
3) sprawie stwierdzenia nadpłaty.
Zasadę prowadzenie kontroli celno-skarbowej na podstawie upoważnienia
Zasadniczo kontrolę celno-skarbową wszczyna się z urzędu na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Ustawodawca ustanowił trzy wyjątki kiedy kontrolujący mogą wszcząć kontrolę bez upoważnienia, okazując jedynie swoje legitymacje służbowe. Może to mieć miejsce w dwóch sytuacjach:
1) gdy występują podejrzenia, że nie są przestrzegane przepisy oraz okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne przeprowadzenie kontroli celno-skarbowej. Obie te przesłanki muszą zostać spełnione jednocześnie;
2) przy stałych kontrolach, w szczególności dotyczących kontroli na drogach lub w portach, kontroli wyrobów akcyzowych albo kontrolowania prawidłowości realizacji obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kas rejestrujących. W tym wypadku kontrole są wykonywane na podstawie okazywanych legitymacji służbowej oraz stałego upoważnienia do wykonywania kontroli.
Zasadę badania ryzyka wystąpienia nieprawidłowości
Kontrole celno-skarbowe, inne niż kontrole losowe lub wynikające z przepisów prawa, powinny uwzględniać ryzyko wystąpienia nieprawidłowości oraz ustalenie i ocenę środków niezbędnych do jego ograniczania.
Ryzyko oznacza prawdopodobieństwo i skutki wystąpienia naruszenia przepisów prawa.
Zasada ta oznacza wymóg sprawdzenia przed wszczęciem kontroli celno-skarbowej prawdopodobieństwa wystąpienia naruszenia przepisów prawa w zakresie objętym kontrolą. Dzięki temu można uniknąć wszczynania kontroli celno-skarbowych w sprawach, w których prawdopodobnie nie doszło do naruszenia prawa i tym samym unikania prowadzenia kontroli zbędnie utrudniających prowadzenie działalności gospodarczej.
Z kolei zasady ogólne kontroli celno-skarbowej to zasady określone w Ordynacji podatkowej, takie jak zasada legalizmu, zasada prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie, zasada prawdy obiektywnej czy zasada czynnego udziału stron.
Powyżej zostały wymienione jedynie te najważniejsze zasady regulujące sposób prowadzenia kontroli celno-skarbowej. Doktryna prawa podatkowego oraz orzecznictwo sądów administracyjnych uwzględniają również inne zasady, jednak jest ich tak wiele, iż należałoby im poświęcić osobny artykuł.
Zakończenie kontroli celno-skarbowej, ale czy to aby na pewno koniec sprawy?
Koniec kontroli celno-skarbowej, ale czy to koniec sprawy? Gdyby temat nie był bardzo poważny to można by zażartować posługując się kochanym przez część prawników, a nienawidzonym przez klientów stwierdzeniem – „to zależy”. Zakończenie kontroli celno-skarbowej rzeczywiście może być początkiem końca sprawy. Po doręczeniu wyniku kontroli celno-skarbowej, kontrolowany może (jeżeli zgadza się z ustaleniami kontroli celno-skarbowej) w terminie 14 dni od doręczenia wyniku złożyć korektę deklaracji podatkowych w zakresie objętym kontrolą. Wówczas będzie zobowiązany do uregulowania należności podatkowej. Po uiszczeniu podatku sprawa zostanie rzeczywiście zakończona.
Natomiast w przypadku gdy kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami kontroli celno-skarbowej nie składa korekty deklaracji. Wówczas organ kontroli celno-skarbowej odczekuje 14 dni (termin na złożenie korekt deklaracji) plus zazwyczaj jeszcze kilka tygodni potrzebnych na obieg dokumentów i dokonuje przekształcenia kontroli celno-skarbowej w postępowanie podatkowe. W tym momencie zostaje wszczęte postępowanie podatkowe, prowadzone na podstawie przepisów ordynacji podatkowej, zmierzające do wydania decyzji podatkowej w oparciu m.in. o dokumenty zgromadzone w trakcie kontroli celno-skarbowej. Na tym etapie podatnik ma wszystkie uprawnienia strony postępowania podatkowego.
Jednak postępowaniu podatkowemu poświęcimy osobny wpis na naszym blogu. Jest to tak obszerny temat można by o niej napisać niejedną książkę.
Już dzisiaj zapraszamy do śledzenia naszego bloga. Znajdziecie tam wpisy o najaktualniejszej tematyce prawnej, biznesowej i księgowej. Jeżeli wobec ciebie lub twojej firmy wszczęto kontrolę celno-skarbową, zapraszamy do kontaktu z nami.
Radca prawny, specjalista ds. prawa podatkowego i administracyjnego.